BẢN XÁC NHẬN QUY TRÌNH · PHASE 1 · 24/08/2026

KAS — Quy trình đặt suất ăn đã chốt

Tài liệu này mô tả cách hệ thống sẽ vận hành đợt đầu, đã thống nhất theo khung Phase 1 (24/08/2026) và các điểm đã trao đổi chốt ngày 22/08/2026. Góp ý kỹ thuật để phát triển sau nằm ở cuối tài liệu.

Phase 1 · 24/08/2026 Đặt hôm nay · nhận sáng hôm sau CN 07:00 → T6 09:00 90 suất / điểm / ngày giao Mã đơn 01A012 + QR túi Không dùng mã 4 số Giao 06:30–07:30 Hóa đơn KiotViet · đề xuất 06/10
Đã chốt

Những điểm đã thống nhất

Cập nhật theo bản yêu cầu 24/08/2026 và các điểm đã trao đổi ngày 22/08/2026.

Quét mã đơn + QR trên túi cơm · Bỏ mã 4 số · Không gom QR · In LAN máy nhiệt · Màn hình kho riêng (NV kho quét khi phụ huynh / người nhận tới kho) · 09:00 hết hiệu lực, không hoàn, ngoại lệ admin xử lý tay · Báo lỗi chỉ ghi nhận · Tự chốt 20:00 / 23:00 · Người đặt và shipper cùng một Mini App · Zalo OA để sau · Có món trong ngày (hiện home 07:00, giá như topping mặn) · Điều hành login Zalo · Shipper cố định 1 điểm.
Đã khóa Làm trong đợt đầu Để sau

1. Nhận đơn đúng

Đúng ngày giao, đúng điểm, đúng món theo giờ, đúng người nhận.

2. Giữ suất đúng

Không bán vượt 90 suất / điểm / ngày giao.

3. Thanh toán đúng

VietQR đúng số tiền + nội dung. Điều hành đối soát tay.

4. Chốt sản xuất đúng

Hệ thống tự chốt 20:00 và 23:00. Sau chốt không sửa / không hủy.

5. Giao hàng đúng người

Quét QR trên Mini App và QR trên túi cơm. Không dùng mã 4 số.

6. Truy vết sự cố

Thiếu hàng, sai món: ghi nhận. Admin xử lý tay.

7. Mini App không tự quyết

Nút trên app chỉ gửi lệnh. Hệ thống mới đổi trạng thái.

Khung Phase 1 · bản 24/08/2026

Phase 1 — Zalo Mini App thay kênh bán cũ

Đây là khung Phase 1 đã thống nhất ngày 24/08/2026. Mục tiêu khoảng 1–2 tuần / 30 ngày đầu: thay được kênh bán cũ ở quy mô kiểm soát, giảm lỗi giao hàng và đóng gói. Chi tiết từng bước vận hành nằm ở các mục sau.

Mục tiêu 30 ngày đầu

Đặt hàng & suất

  • Đặt món qua Zalo Mini App (5 bước: mì → sốt → topping mặn → rau củ → nước)
  • Giữ suất theo điểm giao; tối đa 90 phần ăn / điểm / ngày giao (tính theo số phần, không theo số đơn)
  • Sinh mã đơn 01A012, nội dung CK PAY-01A012, QR nhận = cùng mã đơn
  • Sau thanh toán xem được mã / QR trên Mini App

Điều hành · bếp · giao

  • Điều hành xác nhận thanh toán thủ công (có nhật ký); xử lý lỗi CK / giao hàng
  • Chốt danh sách sản xuất (tự động 20:00 và 23:00)
  • Bếp nhận lệnh làm hàng; in tem LAN + QR túi
  • Shipper giao bằng quét QR Mini App và QR trên túi (fallback nhập mã đơn)

Lộ trình theo giai đoạn

Đợt đầu · Phase 1

Mini App · Admin · VietQR tay · Chốt đơn · Giao cơ bản · Tem · QR túi · Quét đối chiếu · Sự cố · Thay kênh cũ ở quy mô giới hạn.

Phase 2 (sau)

Ngân hàng báo có tiền tự động · Job hết hạn · Chốt ca bán tự động · Giảm tải điều hành.

Phase 3–4 (sau)

Công thức nguyên liệu / trừ kho · Báo cáo vận hành · CRM · Tích điểm · Thông báo Zalo OA.

Điểm cập nhật so với bản trước (07/08) — áp dụng trong đợt đầu

Hạng mụcÁp dụng Phase 1 (bản 24/08)
Lịch tuầnMở Chủ nhật 07:00 → chạy đến Thứ Sáu 09:00. T6 23:00 xử lý xong hoàn/đơn → xóa lưu trữ đơn tuần + reset bộ đếm mã. Giữ thông tin người dùng + kho. Thứ Bảy tạm đóng đến CN 07:00 (câu “quầy tạm đóng…”).
MenuKhông còn Combo A/B cố định. Chọn món 5 bước bắt buộc đủ. Món xanh bán sau 20:00; món cam khóa 20:00. Có món trong ngày.
Mã / QRQuy chuẩn 01A012 (STT + bếp + thùng + thứ ngày giao). Đơn = nhận = túi + QR. Không dùng mã 4 số. Gom nhiều đơn 1 QR: làm sau.
Giao hàngChỉ “Giao thành công” khi quét đủ QR Mini App + QR túi. Quét nhiều túi / checklist gom: làm sau.
Chốt caHệ thống tự chốt 20:00 (Batch 1 + khóa món cam) và 23:00 (Batch 2 + đóng cổng đặt ngày giao hôm sau).
In temĐợt đầu dùng LAN máy nhiệt (đã có máy + tablet + mẫu tem).

Tiêu chí nghiệm thu Phase 1

NhómTiêu chí
Zalo Mini AppĐặt được đơn hoàn chỉnh
SuấtKhông vượt 90 phần ăn / điểm / ngày
Thanh toánCó VietQR + mã đối soát PAY-…
Điều hànhXác nhận thanh toán thủ công có nhật ký
Sản xuấtChốt được danh sách làm hàng
Giao hàngShipper giao bằng QR / mã đơn (đúng điểm + đúng ngày)
Người đặtXem được mã nhận sau khi thanh toán
Lỗi thường gặpCó cách xử lý chờ CK, CK sai, không nhận tại điểm
Vận hànhThay được kênh cũ ở quy mô giới hạn; đơn tạo hộ vẫn vào hệ thống (không đi thẳng xuống bếp ngoài hệ thống)

Các mục bên dưới mô tả chi tiết vận hành đã chốt. Nếu có chỗ cần chỉnh, cập nhật thành bản mới và ghi rõ ngày.

Người dùng

Ai dùng hệ thống?

Người đặt hàng và shipper dùng cùng một Zalo Mini App. Điều hành / bếp / kho / admin dùng Dashboard.

Người đặt

  • Chọn điểm, chọn món 5 bước
  • Thanh toán VietQR
  • Hủy trước 20:00
  • Đưa QR / mã đơn

Điều hành

  • Xác nhận tiền CK
  • Xử lý hoàn tiền
  • Xem ca đã tự chốt
  • Đăng nhập Zalo

Bếp

  • Xem danh sách nấu
  • In tem LAN máy nhiệt
  • Đánh dấu sẵn sàng giao

Shipper

  • Cố định 1 điểm
  • Quét QR Mini App + QR túi
  • Đóng điểm sau 07:30

NV kho

  • Màn hình kho riêng
  • Quét khi người nhận tới kho
  • 07:30–09:00
Lịch vận hành

Lịch tuần — mở Chủ nhật, nghỉ thứ Bảy

Theo bản yêu cầu 24/08 — mục Luồng tổng. Đợt đầu vận hành theo tuần học.

CN 07:00
Mở đặt hàng Mở từ 07:00 Chủ nhật. Bếp vận hành tối Chủ nhật, chạy xuyên suốt đến kết thúc ca 09:00 thứ Sáu.
T2–T6 sáng
Giao hàng trong tuần 06:30–07:30 tại điểm. Sau 07:30 đóng điểm, nhận muộn tại kho đến 09:00.
T6 09:00
Kết thúc ca tuần Hết giờ nhận tại kho của ngày giao cuối tuần.
T6 23:00
Khóa tuần cũ Xử lý xong mọi vấn đề đơn hàng / hoàn trả. Xóa lưu trữ dữ liệu đơn trong tuần, reset bộ đếm mã đơn. Vẫn giữ thông tin người dùng và thông tin kho.
T7 00:00 → CN 07:00
Tạm đóng Mini App hiện đúng câu: “Cảm ơn bạn đã ghé thăm KAS, hiện quầy tạm đóng, xin quay lại vào 7:00 sáng Chủ nhật”.

Luồng sau (bản 24/08): khi mở rộng ngoài lịch tuần học — bắt đầu mở đặt từ 07:00, vận hành như luồng ngày thường. Thứ trong mã đơn (số 2–6) lấy theo ngày giao, không phải ngày đặt (ví dụ đặt CN giao T2 → số thứ = 2).

Trong ngày mở cửa

Một ngày vận hành (luồng hiện tại)

Giờ Việt Nam. Ví dụ: đặt ngày 10/8, giao sáng 11/8. STT đơn theo điểm giao, theo thứ tự hoàn tất đặt hàng; giới hạn 90 phần/điểm/ngày giao.

00:00–07:00
Không nhận đơn (đã thống nhất Phase 1). Mini App đóng đặt.
07:00–20:00
Menu đầy đủ · được hủy Chọn 5 nhóm món (kèm món trong ngày từ 07:00). Giữ chỗ 10 phút khi chờ CK. Hủy đơn đã thanh toán đến trước 20:00.
20:00
Cron Batch 1 Chốt sổ tự động · khóa món cam · máy in in đơn · xuất lệnh sản xuất bếp (tổng món lần 1) · tổng nguyên liệu cần đặt · xuất lệnh đặt hàng tươi sống cho đại lý rau củ quả.
20:00–23:00
Menu rút gọn · không hủy Chỉ món còn trong kho / màu xanh. Điều hành duyệt đơn lỗi thanh toán, xử lý hoàn tiền; gửi đơn đại lý; chuẩn bị xả đông & nguyên liệu chính (mì + sốt).
23:00
Cron Batch 2 Chốt sổ lần 2 · in thêm đơn · lệnh sản xuất bếp lần 2 · xuất nguyên liệu lần 2 · bảng tổng ngày · khóa đặt/hủy cho ngày giao hôm sau.
21:00–23:00
Sơ chế nguyên liệu thô Đội sơ chế chuẩn bị cho ca nấu 04:00. Đợt đầu trừ kho tự động / BOM: làm sau.
04:00–06:15
ngày giao
Nấu · đóng túi · dán bill QR Xếp đúng thùng theo điểm giao (trường). Tem hiện rõ tên điểm.
06:30–07:30
Giao tại điểm 10 shipper ↔ 10 điểm. Quét QR Mini App và QR túi. Xong → quay bếp trả thùng + đơn chưa giao.
Sau 07:30
Đóng điểm Shipper bấm đóng. Đơn chưa giao → chờ nhận tại kho. Shipper không quét thêm tại điểm.
07:30–09:00
Nhận tại kho NV kho dùng màn hình kho: xác nhận tay + quét khi người nhận tới.
08:00–09:00
Nhắc đơn chưa bàn giao + dọn dẹp / tổng kết Theo SRS: gửi thông báo đơn chưa nhận. Đợt đầu: Zalo OA để sau — điều hành xử lý tay / danh sách trên Dashboard.
09:00
Hết hiệu lực Đơn chưa nhận → quá giờ, khóa QR, không hoàn tiền, tiêu hủy sản phẩm (an toàn VS). Ngoại lệ do admin xử lý tay.
Nguyên tắc ngày

Ba ngày luôn tách riêng

Ngày đặt

Ngày tạo đơn trên Mini App. Ví dụ 10/8, 19:40.

Ngày giao

Ngày nhận tại điểm. Ví dụ 11/8, 06:30–07:30.

Ngày sản xuất

Ngày bếp nấu. Đợt đầu = cùng ngày giao.

10/8 · 19:40Chọn 5 nhóm món · điểm A03
→
Tối 10/8Tự chốt Batch 1 lúc 20:00
→
Sáng 11/8Nấu · dán tem 01A012
→
11/8 · 06:30–07:30Giao tại điểm A03
Luồng đặt hàng

Đặt món — 5 bước bắt buộc đủ

Bước sau chỉ hiện khi đã chọn bước trước. Cấu trúc cố định: Mì + sốt trộn + topping mặn + topping rau củ + nước. Admin sửa được menu. Có tìm kiếm điểm theo tên trường (10 điểm).

1. Mì

Mì trứng / mì gói không chiên / mì sợi phở.

2. Sốt trộn

Sốt truyền thống KAS / sốt xá xíu / sốt cay hải sản.

3. Topping mặn

Xúc xích Đức / lạp xưởng nướng đá / xá xíu / trứng cút chiên / trứng Osen trong sốt / món trong ngày.

4. Topping rau củ

Salad Mayo / salad mè / salad kimchi / salad chua / rau ăn kèm.

5. Nước

Trà đá KAS / trà sữa Thái / Milo có đường / Milo ít đường / TH Milk có–ít đường / TH Yogurt Việt quất · Cam · Dâu.

Xanh = không khóa sau 20:00. Cam = khóa lúc 20:00 (món cần đặt đại lý). Món trong ngày: 1 món/ngày, hiện trang chủ từ 07:00, chọn như topping mặn.

Màn hình trên Mini App (đợt đầu)

Chọn điểm giao

Thấy rõ: ngày giao · điểm · suất còn (vd Còn 37/90) · giờ nhận 06:30–07:30. Đủ 90 → khóa nút, báo “Điểm này đã nhận đủ số lượng đơn cho ngày mai”.

Người nhận

Tên học sinh/người nhận · lớp/nhóm · SĐT phụ huynh · điểm giao · ghi chú. Nên có “Lưu thông tin cho lần đặt sau”.

Xác nhận & giữ suất

Sticky tổng tiền + số phần. Bấm đặt → tạo đơn chờ CK, giữ suất 10 phút, sinh PAY-01A012 + VietQR (đúng STK, số tiền, nội dung).

Sau khi đã nhận đơn

QR nhận (deep link Mini App + order) · mã 01A012 · tên · lớp · điểm · giờ nhận · danh sách món · hướng dẫn chụp màn hình. Không dùng mã 4 số.

Người đặt
Chọn điểm (còn X/90)→ 5 bước món→ Người nhận→ Xác nhận
Hệ thống
Kiểm tra giờ / món / suất→ Tính tiền→ Giữ suất 10 phút→ Sinh VietQR · PAY-01A012
Điều hành
Đối soát sao kê→ Xác nhận tiền (có nhật ký)
Hệ thống
Đơn đã nhận→ Mã 01A012 + QR Mini App + QR túi

Một tài khoản Zalo được đặt nhiều đơn cùng ngày cùng điểm. Mỗi đơn một mã / một QR. Gom nhiều đơn → 1 QR tổng: làm sau.

Thanh toán

VietQR thủ công — giữ chỗ 10 phút

Màn hình thanh toán phải rõ: QR · số tiền · nội dung CK · countdown 10 phút · cảnh báo không sửa số tiền/nội dung · nút “Tôi đã thanh toán” · “Kiểm tra trạng thái” · hotline/hỗ trợ.

Chờ thanh toánGiữ suất 10 phút
→
Hết hạnNhả suất
Chờ thanh toán
→
Điều hành xác nhậnLog: mã CK, số tiền, người, thời điểm
→
Đã nhận đơnMã 01A012 + QR
Lệch số / nội dung
→
Đang kiểm traVẫn giữ suất
→
Duyệt tay / từ chối

SRS ghi nếu không khớp có thể hủy sau khoảng 22:00. Đợt đầu: điều hành đối soát tay; hết 10 phút chưa bấm “Tôi đã thanh toán” thì hết hạn giữ suất. Khi đơn đã được xác nhận thu tiền, hệ thống xuất hóa đơn sang KiotViet — xem mục Hóa đơn.

Đề xuất để xác nhận · 06/10/2026

Hóa đơn — đẩy sang KiotViet khi đã thu tiền

Luồng đặt món và VietQR giữ nguyên. Chỉ sau khi điều hành xác nhận đã nhận tiền, KAS tự gửi thông tin sang KiotViet để xuất hóa đơn. Phụ huynh không phải mở KiotViet lúc đặt món.

Đặt món trên Mini AppTên · lớp · SĐT
→
Đã nhận tiềnĐiều hành xác nhận CK
→
Gửi khách sang KiotVietTạo mới nếu chưa có, theo SĐT
Xuất hóa đơn bán hàngMỗi combo một dòng
→
KiotViet phát hành HĐĐTNếu đã bật phát hành khi thu tiền

KAS làm

  • Giữ đơn, suất, thanh toán, sản xuất, giao hàng như hiện tại
  • Khi đơn sang “đã nhận tiền”, gửi tên và số điện thoại người nhận
  • Gọi KiotViet xuất một hóa đơn cho đúng đơn đó, không xuất trùng
  • Dashboard hiện mã hóa đơn KiotViet (dạng HD…)

KiotViet làm

  • Lưu khách hàng và hóa đơn bán hàng
  • Phát hành hóa đơn điện tử qua KV-EINVOICE
  • Gửi email kèm PDF và XML nếu hóa đơn có email người mua và đã bật gửi tự động
  • Cấp mã tra cứu để khách tự xem trên trang tra cứu

Khách xem hóa đơn thế nào

Trên Mini App

Hiện mã hóa đơn KiotViet. Khi đã có mã tra cứu, hiện thêm mã đó và đường dẫn tracuuhoadon.kiotviet.vn. Khách tự nhập mã, xem hóa đơn và tải PDF / XML. Mã tra cứu khác mã đơn 01A012 và khác mã HD…

Email

KiotViet tự gửi file, KAS không tải PDF về rồi gửi lại. Muốn có email thì lúc xuất hóa đơn phải có địa chỉ email phụ huynh. Đơn hiện tại chỉ lưu số điện thoại.

Hủy đơn

Chưa phát hành hóa đơn điện tử

Hủy đơn trên KAS trước 20:00 thì hệ thống hủy luôn hóa đơn bán hàng vừa tạo trên KiotViet.

Đã phát hành hóa đơn điện tử

Không tự xóa. Kế toán lập hóa đơn điều chỉnh trên KiotViet. Hoàn tiền cho phụ huynh vẫn làm trên Dashboard như mục hủy đơn.

Cần Anh xác nhận trước khi làm:
  • Thu thêm email phụ huynh để KiotViet gửi file, hay chỉ hiện mã tra cứu trên Mini App?
  • Gian hàng dùng thuế khấu trừ (VAT) hay thuế trực tiếp? Xuất sai loại thì hóa đơn điện tử đã phát hành phải điều chỉnh.
  • Mỗi combo bán trên Mini App sẽ là một hàng hóa trên KiotViet (không tách từng nguyên liệu ra hóa đơn).

Đã kiểm tra gian hàng thử: kết nối được phần mềm bán lẻ KiotViet, tạo và đọc được hóa đơn bán hàng. Phần phát hành hóa đơn điện tử và gửi mail nằm trong KiotViet, bật sau khi nối KV-EINVOICE. Mục này là đề xuất để xem, chưa thay các điểm đã chốt của Phase 1.

Hạn mức

90 suất / điểm / ngày giao

Đếm theo số phần ăn (meal_count), không đếm số đơn. Ví dụ: 1 đơn 3 phần = 3 suất. Còn 2 mà đặt 3 → từ chối cả yêu cầu. Đủ 90 đã thanh toán → khóa điểm, báo “Điểm này đã nhận đủ số lượng đơn cho ngày mai”.

Suất còn = 90 − đang giữ − đã thanh toán − đã chốt

  • Đang giữ: chờ CK tối đa 10 phút
  • Đã thanh toán: chưa vào ca nấu
  • Đã chốt: không trả suất khi hủy

10 điểm giao

Admin bật/tắt từng điểm. Ban đầu có thể chỉ mở 1 điểm. Mỗi shipper gắn cố định 1 điểm; phân bổ vẫn chỉnh được.

Hủy đơn

Hủy trước 20:00 — hoàn tiền cuối ngày

Được hủy

  • Đơn đã thanh toán, chưa chốt ca
  • Trước 20:00 (sau 20:00 nút Hủy tự ẩn)
  • Trả lại suất cho điểm giao

Không được hủy

  • Sau 20:00
  • Đơn đặt 20:00–23:00
  • Đã chốt ca / đang giao

Khi bấm Hủy: popup nhắc (hoàn cuối ngày · muốn mua lại thì đặt đơn mới · xác nhận YES/NO) → form nhập tên ngân hàng + số tài khoản + tên chủ tài khoản. Đơn vào tab “Chờ hoàn tiền”. Dashboard điều hành hiện rõ mã đơn cần hoàn; xuất Excel để CK hàng loạt.

Sản xuất

Hai ca — hệ thống tự chốt 20:00 và 23:00

BatchKhoảng đặtÝ nghĩa
BATCH_1_BEFORE_2007:00–20:00Chốt nguyên liệu chính · khóa món cam · lệnh sản xuất 1 · file nguyên liệu đặt đại lý · in tem
BATCH_2_20_TO_2320:00–23:00Chỉ món còn khả dụng · lệnh sản xuất 2 · xuất kho / nguyên liệu lần cuối · khóa cổng đặt ngày giao kế tiếp

Sau chốt: không sửa món · không hủy · không đổi điểm · không đổi người nhận nếu đã in tem. Mỗi đơn thuộc một batch. Lệnh sản xuất, in tem, export Excel đều theo batch.

In tem LAN / A7

In mạng (LAN/Wi-Fi) hoặc file tem khổ giấy nhiệt bếp (A7). Tem bắt buộc hiện rõ tên điểm giao ở vị trí dễ thấy để xếp thùng đúng 100%.

Export Excel / PDF

Theo ngày giao · điểm · batch · món · lớp · STT. Báo cáo cuối ngày trên Dashboard; xuất .xlsx bất kỳ lúc nào để đối soát.

Giao hàng

Quét hai mã mới giao thành công

Shipper dùng quét QR sẵn có của Zalo (không cài app ngoài) → mở Mini App màn xác thực. Hệ thống kiểm tra ID Zalo: không phải shipper → “Bạn không có quyền truy cập”. Màn hình hiện: STT đơn · tên · SĐT · chi tiết món + nước. Shipper đứng trong đúng điểm giao, không tìm toàn hệ thống.

Quét QR Mini App / nhập mã đơn 01A012
↓
Quét QR trên túi cơm (cùng mã đơn / ID đơn)
↓
Xác nhận đã giaoGhi thời gian quét thực tế

Thiếu hàng / lỗi bếp

Nút báo lỗi → hệ thống ghi nhận. Admin xử lý tay cuối ngày (đền/xin lỗi nếu cần). Đợt đầu: không tự đổi sang hoàn tiền.

Người nhận không có mặt

Không xác nhận giao. Đóng điểm → về kho.

Người nhận hộ / mất mạng

Ảnh QR hoặc đọc mã 01A012 (không dùng mã 4 số). Shipper nhập trong đúng điểm + đúng ngày giao.

Gom đơn (nhiều túi / QR tổng): sau Phase 1 — khi có, shipper phải quét đủ từng túi trên danh sách mới cho hoàn tất.

Sau 07:30

Kho nhận muộn đến 09:00

Giao tại điểm 06:30–07:30
↓ shipper bấm Đóng điểm
Quá giờ — chờ nhận tại khoKhông hoàn tiền khi nhận muộn
↓ NV kho quét / xác nhận khi người nhận tới
09:00: quá giờ — hệ thống tự hủy · khóa QR · không hoàn · tiêu hủy VS

Đợt đầu có màn hình kho riêng. Shipper tại điểm không quét sau đóng điểm. Sau 09:00 không quét. Điều khoản trên app: đơn quá giờ bị hủy, tiêu hủy sản phẩm để đảm bảo an toàn vệ sinh, không hoàn tiền. Ngoại lệ do admin xử lý tay.

Vòng đời

Trạng thái hiển thị trên Mini App

Chờ thanh toánGiữ suất 10 phút

Hết giờ CKNhả suất

Đang kiểm tra CKVẫn giữ suất

Đã nhận đơnCó mã + QR

Hủy được trước 20:00

Chờ hoàn tiềnHủy hợp lệ

Đang sản xuấtĐã chốt ca

Sẵn sàng giaoĐã đóng gói

Đang giaoShipper tại điểm

Giao thành côngĐã quét đủ 2 QR

Chờ nhận tại khoSau đóng điểm

Quá giờSau 09:00

Không hoàn tiền

Quy chuẩn mã Phase 1

Quy chuẩn mã chung cho Phase 1

Theo bản 24/08. Bỏ mã 4 số. Mini App, tem túi và nội dung CK dùng cùng chuỗi mã ngắn.

01A012
MãMục đíchVí dụ
order_codeMã đơn hiển thị cho người đặt / admin01A012 (+ QR của đơn)
payment_referenceMã đối soát thanh toánPAY-01A012
pickup_codeMã nhận hàng01A012 (+ QR của đơn)
bag_codeMã túi (tên kỹ thuật gắn Phase 2; đợt đầu tem túi vẫn in cùng 01A012 + QR để quét giao hàng)01A012 (+ QR của đơn)
batch_codeMã ca sản xuấtA012

Cấu trúc mã 01A012

STT đơn hàng · 01 → 90

Theo điểm giao, theo ngày giao. Vị trí xếp. Hủy rồi không lấy lại số. Cuối tuần (23:00 T6) reset bộ đếm.

Bếp · A → Z

Mã bếp / khu vực. Dự phòng scale-up nhiều bếp.

Thùng · 01 → 10

Số thùng. Dự phòng scale-up.

Thứ · 2 → 6

Theo ngày giao (T2–T6). Dự phòng scale-up.

Cơ chế gom đơn (nhiều đơn → 1 QR tổng): tìm hướng phát triển sau Phase 1.

Giao diện

Hai ứng dụng

Zalo Mini App — người đặt & shipper

Cùng một Mini App. Người đặt món; shipper / kho được phân quyền thì thấy màn giao hàng và kho. Mini App ID trên Zalo sẽ tạo trước khi chạy thật.

Dashboard — điều hành / bếp / kho

Bảng đơn theo ngày giao (tổng phần, tổng đơn, theo điểm, theo trạng thái; tìm tên/lớp/mã/SĐT). Xác nhận tiền có nhật ký · hoàn tiền · ca đã chốt · sự cố · bật/tắt 10 điểm (ban đầu có thể chỉ mở 1) · chỉnh menu · món trong ngày · tạo đơn hộ · in tem LAN · kho nhận muộn · xuất Excel. Danh sách bếp khu vực: dự phòng scale-up.

Ngày đẹp (nghiệm thu đợt đầu)

Chọn điểm
→
5 bước món
→
CK + admin xác nhận
→
Mã 01A012 + QR
→
Tự chốt 20:00
→
In tem · quét 2 QR
→
Giao thành công
Tình huống

Xử lý khi lệch so với ngày đẹp

Tình huốngCách làm đợt đầu
Hủy trước 20:00Popup + form STK → Chờ hoàn tiền · trả suất · Admin xuất Excel hoàn hàng loạt.
Người nhận hộ không có ZaloẢnh QR hoặc đọc mã 01A012 (SRS còn chỗ ghi mã 4 số — đợt đầu không dùng). Shipper nhập đúng điểm + ngày.
Máy người đặt mất mạngDùng ảnh QR đã lưu. Máy shipper online vẫn quét được.
Đến sau 07:30Đóng điểm → chờ nhận tại kho. Không hoàn tiền.
Thiếu hàng / lỗi bếpGhi sự cố. Admin xử lý tay. SRS có hướng “chờ hoàn”; đợt đầu không tự hoàn.
CK sai số / nội dungTreo chờ CK / đang kiểm tra. Admin đối soát sao kê → duyệt tay hoặc từ chối. Hết 10 phút chưa xác nhận giữ suất thì hết hạn.
Gọi hotline / đặt hộAdmin tạo đơn hộ vào hệ thống (vẫn giữ suất). Không cho đơn ngoài hệ thống đi thẳng xuống bếp. OA để sau.
Nhiều đơn cùng ngày cùng điểmĐược phép. Mỗi đơn một mã / một QR. Gom QR tổng: làm sau.
Phạm vi

Làm trong đợt đầu · để sau

Đợt đầu

  • Mini App đặt món 5 bước + 90 suất + lịch CN–T6
  • VietQR tay, giữ 10 phút, countdown, log xác nhận
  • Mã 01A012 + QR Mini App + QR túi (quét đối chiếu)
  • Tự chốt 20:00 / 23:00 + lệnh SX + in tem LAN (tên điểm rõ)
  • Shipper quét 2 QR, đóng điểm; màn kho 07:30–09:00
  • 09:00 quá giờ, không hoàn, khóa QR, tiêu hủy VS
  • Món trong ngày; admin tạo đơn hộ; export Excel
  • Bật/tắt điểm (scale-up 1 → 10)

Để sau

  • Gom nhiều đơn thành 1 QR / checklist nhiều túi
  • Tin nhắn Zalo Official Account (nhắc 08:00–09:00)
  • Ngân hàng báo có tiền tự động (webhook)
  • BOM / trừ kho / cảnh báo tồn
  • Dashboard CRM, loyalty, đặt lại
  • Mini App riêng cho bếp

Chỗ SRS còn mâu thuẫn nội bộ: một số đoạn vẫn ghi mã nhận 4 số / bag Phase 2 / sự cố tự chờ hoàn. Bản xác nhận này ưu tiên QUY CHUẨN MÃ PHASE 1 (01A012) + các điểm đã trao đổi chốt: bỏ mã 4 số, OA để sau, sự cố ghi nhận rồi admin xử lý tay.

Góp ý kỹ thuật · không đổi Phase 1

Đề xuất để hệ thống mở rộng sau này đỡ phải làm lại

Phần dưới đây không thay bản chốt vận hành. Đây là góp ý thiết kế hệ thống: chỗ nào đang đúng hướng, chỗ nào nên chỉnh nhẹ để sau mở rộng (OA, gom QR, đối soát, báo cáo) không phải làm lại từ đầu. Chỗ nào chưa khớp thì cập nhật bản mới — cùng trao đổi.

Giữ / đúng hướng: giữ suất 10 phút · mã 01A012 + QR thống nhất · VietQR tay với trạng thái “đang kiểm tra” · người đặt + shipper cùng Mini App phân quyền · sự cố chỉ ghi nhận đợt đầu.

1. Thứ Sáu 23:00 — lưu trữ, không xóa cứng

Trên giấy có thể ghi “xóa đơn tuần / reset bộ đếm”. Về kỹ thuật nên lưu trữ rồi ẩn, chỉ reset STT 01–90 cho tuần mới. Xóa cứng mất lịch sử đối soát, hoàn tiền, khiếu nại, báo cáo. Trên Mini App vẫn thấy “tuần mới sạch” như mong muốn.

2. Tách sẵn mã đơn và mã túi trong hệ thống

Phase 1 hiện cùng một mã 01A012 cho đơn / nhận / túi — ổn vận hành. Trong hệ thống nên tách mã đơn và mã túi (có thể bằng nhau lúc đầu), để sau làm nhiều túi / gom QR không phải chỉnh lại dữ liệu cũ.

3. Chừa chỗ gắn OA + báo có tiền sau

Đợt đầu: không OA, VietQR thủ công — đúng phạm vi. Hệ thống nên có sẵn điểm gắn thông báo và điểm xác nhận thanh toán (điều hành bấm tay lúc đầu → sau gắn OA / ngân hàng báo có tiền).

4. Trạng thái kho rõ sau khi đóng điểm

Shipper đóng điểm → đơn chưa giao phải chuyển rõ sang chờ nhận tại kho, rồi đã nhận kho hoặc quá giờ 09:00. Không để “đóng điểm rồi mất dấu” trên hệ thống.

5. Tách lệnh in tem khỏi chốt ca

In LAN máy nhiệt đúng Phase 1. Nên tách “lệnh in” khỏi logic chốt ca 20:00 / 23:00 để đổi máy / mẫu tem sau không đụng quy trình chốt sản xuất.

Kết

Quy trình vận hành (90 suất, 2 ca, quét 2 QR, kho đến 09:00, lịch CN–T6) ổn để triển khai Phase 1. Các đề xuất trên chỉ giúp hạ tầng sau này mở rộng được. Anh góp ý lại chỗ nào đồng ý / chỉnh — cập nhật bản mới.

Mục này viết để cùng đọc và quyết. Không bắt buộc đổi quy trình đợt đầu.